Toma el control de tu tiempo

"Me parece que la mayoría de las personas no hacen una planificación a largo plazo; más bien, planifican a muy corto plazo y, por eso, son impulsadas por lo urgente".

La priorización, un aspecto de la gestión del tiempo, significa decidir qué es importante y dedicar tiempo a esas prioridades.

Los propietarios de pequeñas empresas y los empresarios encuentran la priorización particularmente desafiante porque les seduce lo urgente y lo que no es importante. Encuentran que las cosas que se vuelven apremiantes son próximas o populares y, a menudo, parecen importantes, pero en realidad son solo urgentes.

La mitad de las personas a las que enseño reconocen que la mitad de su tiempo se dedica a cosas urgentes, no importantes. Al clasificar lo que hacemos en términos de urgencia e importancia, hablo en mis libros Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas y Primero lo primero acerca de cuatro cuadrantes: el cuadrante 1 es urgente, importante; El cuadrante 2 es no urgente, importante; El cuadrante 3 es urgente, no importante; y el cuadrante 4 no es urgente, no es importante. En una investigación que hicimos con compañías que tienen una influencia inconmensurable en el desarrollo del control y la gestión de la calidad, descubrimos que la mayoría pasó su tiempo en el Cuadrante 2. Los demás pasaron su tiempo en el Cuadrante 3, haciendo cosas que son urgentes pero no tan importantes. Lo saben y lo admiten. Tú también podrías.

Para pasar más tiempo en asuntos no urgentes e importantes, primero desarrolle una declaración de misión que tenga propósitos y valores claramente identificados. Esto le brinda el contexto para establecer metas a largo y corto plazo, así como planes para alcanzar esas metas.

El segundo hábito en Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas comienza con el fin en mente. Se trata de visión y es el comienzo de su declaración de misión. Comenzar al final define los criterios más amplios. Puede decidir sobre sus principales prioridades en función de ese fin. Una vez que tenga esas prioridades principales y las mantenga como prioridades, no se dejará seducir por el flujo constante de urgencia.

El hábito 3 es la creación física de su propósito, valores, roles y prioridades definidos. ¿Qué son las "primeras cosas"? Lo primero es lo que, personalmente, encuentras más valioso. Si pone primero lo primero, está organizando y administrando el tiempo y los eventos de acuerdo con las prioridades personales que estableció en el Hábito 2, comenzando con el final en mente.

Una vez que llegue a esas prioridades principales para cada rol que tenga en su vida (comercial, personal, familiar, servicio comunitario), tendrá el contexto para distinguir entre lo que es importante y lo que es simplemente urgente.

No importa cuán inteligente o experimentado sea, sin una declaración de misión, aún puede caer en la trampa de enfocarse en lo que es urgente, en lugar de lo que es importante. Es tan fácil dejarse seducir por lo que es apremiante, por lo que está próximo. Un ejemplo: interrumpir una reunión familiar para una llamada telefónica. O otro ejemplo: interrumpir una reunión extremadamente importante para enviar mensajes de texto y correo electrónico.

La tecnología es un gran servidor, pero un mal maestro. Te saca de tu foco. No tiene priorización asociada.

Para cumplir con sus prioridades más altas, haga un plan a largo plazo. Base ese plan a largo plazo (mirando los próximos dos o tres años) en su declaración de misión: su propósito y sus valores. Me parece que la mayoría de la gente no hace una planificación a largo plazo; más bien, planean a muy corto plazo y, por eso, son impulsados ​​por lo urgente.

Los emprendedores se ven tan fácilmente atraídos por la búsqueda de oportunidades de baja prioridad, en lugar de los tipos de oportunidades que tienen un enorme potencial comercial para reducir costos y aumentar los ingresos de una manera sustancial y consistente. En cambio, podrían centrarse en los ahorros a corto plazo o en un nuevo flujo de ingresos.

Una cosa más: evite la planificación diaria. Puede adaptarse a diario, pero la unidad más breve de planificación y priorización es una semana. En una semana, puede pensar en cada uno de sus roles y determinar las cosas más importantes que está tratando de lograr esa semana en ese rol. Si entra en la planificación diaria, lo impulsa lo urgente.

Al pasar su tiempo en el Cuadrante 2 en asuntos importantes no urgentes, vivirá una existencia más equilibrada. Debes reconocer que no está bien hacer todo lo que viene bien. No hay necesidad de extenderse demasiado. Todo lo que se necesita es darse cuenta de que está bien decir que no cuando sea necesario y luego enfocarse en sus prioridades más altas.