3 cosas que debes hacer para que este sea tu año más eficiente

Ari Meisel hace las cosas, y de manera tan eficiente que si no hubiera visto fotos de él (sonrisa amistosa, físico delgado) podría sospechar que tenía 10 manos. Él entrena a individuos y grupos sobre cómo "hacer que todo sea más fácil en la vida" a través de un sistema que él llama "Hacer menos, vivir más". Consulta sobre proyectos de construcción ecológica. Desarrolla bienes raíces y escribe libros. Tuitea, escribe blogs, habla, hace podcasts. Y maneja todo esto en solo seis horas en un día promedio, dejándolo con tiempo suficiente para pasar el rato con su esposa y sus tres hijos pequeños, hacer entrenamientos de CrossFit y preparar “comidas energéticas” como rancheros de huevos y ensalada de sardinas.

"Es como estar en ese estado de flujo todo el tiempo, ese estado óptimo de rendimiento", dijo Meisel, quien, además de todo lo demás, ha logrado anular todos los síntomas de la enfermedad de Crohn. “Siento que tengo el control de mi vida, mi cuerpo y mi tipo de resultado. Y ese es un sentimiento realmente bueno ”. También es un sentimiento que a muchas personas no les importaría adquirir, por supuesto, incluido yo. El mes pasado, como recordarán, me entusiasmaron para ser más productivo. ¿Pero cómo convertir mi resolución en acción? La respuesta fue más resbaladiza de lo que esperaba, especialmente cuando se trataba de la revista de poesía en línea que edito. Así que aquí estaba, obteniendo una consulta gratuita con el Sr. Less Doing.

¿Podría ayudarme, y, por extensión, a usted, hacer que 2015 sea el año más eficiente de la historia?

Estaba bastante optimista sobre la respuesta. Después de todo, Meisel organizó nuestra entrevista usando ScheduleOnce.com, un servicio que sincroniza sus calendarios y citas, sin necesidad de un intercambio de correo electrónico prolongado. Y ahora me estaba hablando desde su automóvil en Bridgehampton, NY, compartiendo consejos clave:

Simplifique : "Todo lo que hacemos es un proceso: pagar una factura, contratar a un empleado o preparar el almuerzo para sus hijos", dijo Meisel. Para manejar un proceso de manera rápida y sin problemas, primero debe recortarlo a lo esencial. El pago de facturas, por ejemplo, solía llevarlo a 27 pasos (visitar el sitio de pago, iniciar sesión, ir a la página de pago, etc.). Estudió la secuencia, detectó tareas que eran redundantes o no tenían sentido, y pronto bajó a 22. "Optimicé mi proceso en aproximadamente un 20 por ciento y me di una lista de verificación que fue muy fácil de seguir". Lo mismo podría ayudarme con mi revista, dijo. ¿Hubo pasos que pudiera combinar o cortar? (Más tarde me daría cuenta de que manejar el envío de cada poeta me llevó hasta 45 pasos, incluyendo leerlo, compartirlo con otros editores, verificar repetidamente los comentarios de esos editores, releer el envío tres o cuatro veces, hacer gofres … Sí, yo permitido, quizás un par de esos pasos podrían eliminarse).

Enfoque: Meisel jura por la Técnica Pomodoro (PomodoroTechnique.com), que combina explosiones de trabajo enfocadas con breves descansos. "Es como un entrenamiento de intervalos para tu cerebro", dijo. La mejor duración para cada componente es un tema de debate (el sitio web sobre la técnica recomienda ráfagas de 25 minutos y descansos de cinco minutos; un estudio reciente sugiere aumentar esos números hasta 52 y 17, respectivamente); Lo importante, dijo Meisel, es establecer una alarma para sus descansos y obedecerla. Tener límites de tiempo te hace más concentrado, creen él y otros defensores de Pomodoro; tomar descansos pone la información en la que has estado trabajando "en una parte de nuestro cerebro que hace que sea más fácil de recordar" y te ayuda a recargar.

"Lo que comienza a suceder es que querrás terminar tu tarea en ese período de tiempo" asignado para una explosión enfocada, dijo. “No querrás volver a eso”. Pensé en cómo, los sábados, tengo 80 minutos para trabajar en una cafetería mientras mi hija está en la clase de música. A menudo es el período más productivo que tengo toda la semana. Tal vez debería probar los límites de tiempo en otros días también.

Automatizar y delegar: hablar con Meisel es escuchar los nombres de las herramientas web en todo momento: el siempre popular Evernote (el software y los servicios de toma de notas y archivo); IFTTT (un servicio que le permite combinar aplicaciones web en "recetas" automatizadas); Wappwolf (que conecta aplicaciones y servicios web a Dropbox); Feedly (una aplicación de agregación de noticias). Y, ¡sorpresa! Meisel tiene manos extra. Fancy Hands, para ser precisos, un servicio pago que le permite subcontratar pequeños trabajos a "asistentes virtuales" que probablemente nunca conocerá. Gracias a esos ahorradores de tiempo, ha eliminado innumerables tareas de su propio plato.

El truco, dijo, es delegar todo menos las cosas que "solo tú puedes hacer, o hacer mejor que todos los demás". Mi cabeza nadaba con trabajos que me encantaría entregar a Fancy Hands. E incluso si sus precios, por muy bajos que fueran, fueran una exageración para una revista de poesía, Meisel me había hecho pensar más en el trabajo que podía dedicar a los voluntarios.

Nosotros dijimos adiós. Estaba en su próximo momento planeado eficientemente (un viaje familiar a la playa). Y yo, armado con técnicas y aplicaciones, y esquemas para enredar en correctores voluntarios, estaba listo para Meisel a lo largo de 2015. Aunque probablemente me saltaría la ensalada de sardina.

¿Qué es realmente el flujo? sobre el estado centrado y altamente satisfactorio, además de consejos sobre cómo encontrar esos momentos óptimos de productividad y permanecer allí.