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The Experts Up Close Louis Barajas es un experto financiero y autor de negocios de Small Business, Big Life y Overworked, Overwhelmed & Underpaid.

Jan Yager ha estado investigando la gestión del tiempo y realizando talleres desde la década de 1980. Es autora de tres libros sobre gestión del tiempo, más recientemente, Work Less, Do More: The 14-Day Productivity Makeover.

Peggy Duncan es experta en productividad personal, oradora, consultora y autora de The Time Management Jogger y Conquer Email Overload with Better Habits.

P. A menudo estoy trabajando simultáneamente en diversos proyectos con diferentes plazos, y tengo empleados con sus propios proyectos. Mi desafío es centrarme adecuadamente en cada proyecto, sin descuidar nada, pero aún así poder cambiar de marcha y responder preguntas del personal. ¿Puede usted ayudar?

Jan Yager: He observado que las personas exitosas, ya sea en el mundo de los negocios o en los mundos creativos de la escritura o las artes, pueden alternar entre proyectos. Ahora esto es diferente de la multitarea, donde la tendencia es tratar de hacer varios proyectos al mismo tiempo. Como señalo en mi libro Work Less, Do More, en el capítulo sobre multitarea, lo que realmente quieres hacer es lo que se ha llamado atención selectiva . La mayoría de nosotros tenemos que hacer malabarismos con uno, dos, cinco, 10 o incluso 20 proyectos durante el período de tiempo que lleve completar esos proyectos. Pero, y este es un "pero" muy importante, la parte de atención selectiva es que cuando está trabajando en un proyecto específico, cuando ha cambiado del proyecto A al proyecto B, está completamente enfocado en un proyecto. Evite distracciones y no vaya de un lado a otro entre dos o más proyectos. Céntrese y concéntrese en lo que sea que esté trabajando hasta que termine o tenga que cambiar de nuevo por cualquier razón (por ejemplo, una nueva demanda oportuna o una información que ha estado esperando, etc.).

Louis Barrajas: la multitarea es bastante difícil con sus propios proyectos. Cuando eres responsable de los proyectos de otras personas, esto complica las cosas sustancialmente. Es importante crear estructuras y sistemas . Por lo general, el problema no es la cantidad de proyectos, sino las interrupciones de todas las personas con sus propios plazos. Debe tener cuidado de crear un calendario de proyecto en el que pueda programar el tiempo para cada proyecto. Utilizo Microsoft Outlook para bloquear el tiempo para trabajar en mis proyectos y programar citas con mi personal para revisar sus proyectos. También uso las tareas de Microsoft Outlook para asignar tareas a mi personal para que puedan mantenerme actualizado sobre su progreso.

Peggy Duncan: No es cuánto trabajo estás haciendo; es por qué y cómo lo estás haciendo. Mire cada proyecto individualmente y asegúrese de que valga la pena el tiempo de todos. Luego, descubra cómo hacerlo con la menor cantidad de tiempo y esfuerzo. Con mejores procesos, será más fácil capacitar a sus empleados lo suficiente y esto dará como resultado que tengan menos preguntas.

Debe programar tiempo para trabajar en cada proyecto y evitar saltar de uno a otro. Podrá hacer más si se concentra en una cosa a la vez, y termina o lo lleva a un punto de parada lógico. No permita que la multitarea le robe la satisfacción de completar algo.

Sin darte cuenta, es posible que hayas seguido trabajando como siempre, sin tener en cuenta que podría haber una mejor manera. Detente lo suficiente como para pensar en esto y trabaja para simplificar y documentar todo, paso a paso lógico. Si usted y sus empleados comienzan a trabajar así, tendrá tiempo suficiente para hacer todo.

P. ¿Cómo puedo concentrarme en mi negocio cuando dirijo un negocio fuera de mi casa?

Jan Yager: Si no puede concentrarse en el trabajo eficaz en el hogar, fracasará en su negocio, se verá obligado a buscar una oficina externa o su familia se sentirá frustrada y confundida. Por lo tanto, el primer paso es programar el trabajo para que todos sepan si son de 9 a 5 u 8 a 4 o incluso de 9 a 2. No está lavando los platos o atendiendo llamadas personales. Esas son sus horas de trabajo y todos lo saben, por lo que respetarán el tiempo designado como tiempo de trabajo.

Trabajar desde casa tiene sus ventajas, y una de esas ventajas es la flexibilidad. Así que no seas tan rígido con tu horario que no hagas excepciones. Por ejemplo, pasear y tomar descansos de su trabajo es importante. Construya descansos en su tiempo de trabajo incluso cuando es un trabajador a domicilio. Levántese de su computadora y salga a caminar o arroje la ropa a la lavadora si desea hacerlo en su descanso.

Tenga en cuenta que incluso si trabaja en una oficina externa hay distracciones y desafíos con los que tiene que lidiar. En lugar del miembro de la familia que podría estar preguntando cuándo es la hora de la cena, podría ser el empleado del pasillo el que es un visitante "de paso".