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Los expertos de cerca
Louis Barajas es un experto financiero y autor comercial de Small Business, Big Life y Overworked, Overwhelmed & Underpaid .

Jan Yager ha estado investigando la gestión del tiempo y realizando talleres desde la década de 1980. Es autora de tres libros sobre gestión del tiempo, más recientemente, Work Less, Do More: The 14-Day Productivity Makeover .

Peggy Duncan es experta en productividad personal, oradora, consultora y autora de The Time Management Memory Jogger y Conquer Email Overload .

P. Dirijo un negocio fuera de mi casa y me distraigo con los proyectos de la casa y las familias que van y vienen. ¿Cómo puedo retener un foco similar al láser en un entorno de negocio en casa?

Louis Barajas : Necesitará crear un "espacio de trabajo sagrado" en el que su familia aprenda a respetar los límites de su trabajo físico. Muchos dueños de negocios que trabajan desde casa son personalmente responsables de romper esos límites invisibles. Programe descansos para ver a su familia.

Peggy Duncan : Al igual que lo hace para el trabajo, tendrá que detenerse lo suficiente como para poner los sistemas en su lugar para hacer todo en casa.

Evaluar interrupciones. Si evalúa las interrupciones familiares, puede hacer cambios simples para reducirlas, como bajar un estante en el refrigerador para que el niño tenga un acceso más fácil.

Establece límites. Establezca el horario de oficina como lo haría en un entorno tradicional, y deje en claro qué constituye una interrupción digna, como que la estufa esté en llamas.

Organizarse. Debe renunciar a su trabajo de dirigir el departamento de objetos perdidos en su hogar. Todos deben organizarse para que puedan encontrar lo que necesiten sin ti.

Crea rutinas. Para facilitar el trabajo de programación, será útil si establece rutinas. Por ejemplo, cocine por la semana temprano todos los sábados por la mañana.

P: Cuando escribo para hacer listas, ¿hay alguna manera de hacerlas más efectivas?

Jan Yager : Las formas clave de hacer que las listas de tareas sean más efectivas son:

Ordene su lista por prioridades.

Trate de estimar cuánto tiempo tomará algo.

Trate de hacer su lista de tareas no solo las cosas importantes: escriba un libro, sino desglosarlo en pasos: escriba el Capítulo 1 o haga las entrevistas para el Capítulo 1.

Asegúrese de mover siempre un elemento que no se haya completado de la lista actual a la siguiente lista.

Cualquier tipo de lista que funcione para usted está bien. Algunas personas prefieren una computadora o una PDA, incluida una BlackBerry o incluso un teléfono. Otros prefieren papel. Algunos hacen listas diarias, y otros hacen listas semanales, mensuales o incluso anuales, que incluyen la fijación de objetivos y planes de negocios.

Escribir algo te ayuda a concretar tus planes y objetivos. Crea una lista de tareas al final de cada día laboral para ayudarte a concentrarte en lo que harás primero a la mañana siguiente.

Consulte su lista de tareas y marque lo que ha logrado y lo que aún tiene que hacer. Las cosas no se hacen mágicamente porque las has anotado en tu lista de tareas pendientes.

Peggy Duncan : Es importante usar tu cerebro para pensar, pero usa señales externas para recordar. Una lista de tareas simplemente sirve como un recordatorio para hacer algo. Puede ser un cuaderno espiral, una tarea de Outlook, un bloc de notas, un recordatorio de calendario, una lista de verificación, una alarma, etc.

Aquí hay unos ejemplos:
Llamada en conferencia a la 1 pm Además del recordatorio de calendario, configure una alarma en su teléfono celular para que el ruido lo aleje de su trabajo. Otra opción es una descarga gratuita desde CinnamonSoftware.com, el Talking Alarm Clock.

Carpeta para tu próximo viaje. Coloque la carpeta en un lugar lógico y anote en su calendario o lista de verificación de viaje que necesita llevarla. Cuando se prepare para su viaje (siempre el día anterior), revise sus notas y obtenga la carpeta.

Proyectos que necesitan más de unas pocas horas. Mueva estos de su lista de tareas y a su calendario con un plan mensual, semanal o diario para hacerlos. Divide tu proyecto en fases y crea un sistema de seguimiento para mantenerte a tiempo.

Diligencias el sábado. Esto podría ser tan simple como una hoja de papel escondida en su bolsillo. Haga sus mandados por lotes para que pueda manejarlos en función de lo que son y hacia dónde debe ir.

Mensajes de correo de voz. Mientras escucha el correo de voz, use un cuaderno espiral para tomar nota de él. Después de la llamada de regreso, márquelo de la lista. Si no lo hizo ese día, resáltelo. Recuerde, está bien usar una combinación de todos estos consejos.

P: ¿Cuáles son sus mejores consejos para hacer más cosas? ¿Qué hábitos debo tratar de adoptar?

Jan Yager : Priorizar es clave. ¿Qué tiene que lograr o quiere lograr a largo plazo o en este momento, y qué pasos debe seguir para tener éxito en esos objetivos? Intenta ser lo más concreto posible.

Aprenda cómo delegar tareas que son demasiado aburridas para usted o que no son el mejor uso de su tiempo. Pero no delegue lo que hace mejor y cuál es la clave de su éxito. Además, delegue tareas, no relaciones.

Evita ser un adicto al trabajo. Recuerde que la mayoría de los adictos al trabajo son malos administradores del tiempo. Trabajan constantemente porque no pueden comenzar y detener el trabajo; así que una vez que comienzan, continúan. El agotamiento, una mayor tasa de accidentes o errores, y las malas relaciones laborales o personales son algunos de los aspectos negativos asociados con los adictos al trabajo. Los adictos al trabajo deben darse cuenta de que el equilibrio entre el trabajo y la vida es la mejor opción para una efectividad de tiempo sostenida y una vida satisfactoria y gratificante. Eso no significa que no haya momentos en los que se produzca trabajo ocasionalmente debido a fechas límite o demandas estacionales, pero si el trabajo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, una mejor gestión del tiempo, incluyendo un mejor ritmo y planificación, puede conducir a una mayor eficiencia y Una vida más saludable para usted y su familia.

Louis Barajas : Todos deben planificar su día laboral escribiendo lo más importante que deben hacer antes de salir de la oficina. Organice su día de trabajo utilizando soluciones tecnológicas y sistemas prácticos para hacer las cosas. Sin un plan de trabajo diario, es prácticamente imposible concentrarse en ser eficiente y efectivo. Además, cree un círculo de apoyo para ayudarlo a delegar o administrar el tiempo de manera más efectiva. Por último, hágase la siguiente pregunta diariamente: ¿Cómo puedo crear más valor en mi vida y para mi cliente hoy?

Peggy Duncan : Algunas cosas que debes considerar incluyen:

Saca la palabra try de tu vocabulario. O vas a cambiar y hacer esto o no.

Presta más atención a cómo pasas tu tiempo. Mantenga un registro durante unos días para crear una representación visual de cómo pasa su tiempo. Luego compare cómo pasa su tiempo con sus valores, metas y prioridades.

Hazte más egoísta. Haz lo que tengas que hacer para mantenerlo unido poniéndote primero.

Delega tanto como puedas. Una vez que cree calma y despeje el caos, delegue más y concéntrese en su trabajo principal.

Dejar de dilatar. Cuando posterga, no tendrá tiempo para hacer su mejor trabajo y se arriesga a que nada salga mal (es decir, la impresora se queda sin tóner). Si es la prisa que te gusta, encuentra algo más saludable para reemplazar ese placer.

Deja la mentalidad 9-1-1. ¿Qué pasaría si no estuvieras disponible en el instante en que sucede cada correo electrónico, llamada telefónica, mensaje instantáneo o golpe en la puerta? Sobrevivirías Mantente enfocado en lo que estás haciendo y con quién estás.

Quédate en este fin de semana. Deje al menos un fin de semana completamente gratis cada mes. No te quites el pijama y realiza algunos proyectos en casa.

Tienes que acercarte a la vida como si no tuvieras segundos de sobra. A medida que empiece a trabajar de manera más inteligente, creará más tiempo para pensar. Y cuando empiezas a pensar, todo tipo de locuras salvajes comenzarán a suceder.