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David Allen es consultor de gestión del tiempo y autor de éxito. Ha desarrollado programas de productividad y mejora para más de un millón de profesionales en un centenar de organizaciones, incluidas las corporaciones Fortune 500, organizaciones globales sin fines de lucro y agencias gubernamentales de los EE. UU.

Dirige una compañía multimillonaria y ha escrito tres libros, incluyendo Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity and Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Getting Things Done. David Allen discute su regla de dos minutos para hacer más con el ÉXITO.

ÉXITO: Hablas de personas que usan pequeñas ventanas de tiempo para lograr más. Cuéntanos cómo hacer esto de manera efectiva.

David Allen: Mucha gente posterga porque no sabe cuál debería ser su próxima acción. Cuando en realidad tomas la determinación de qué hacer a continuación, cuando dices: 'Oh, espera un minuto, ya sabes, podría hacerlo bastante rápido', ahí es cuando progresas. Puede ser navegar por la Web para obtener información, o puede levantar el teléfono y dejar un mensaje para su hermana en su correo de voz … Muchas veces el siguiente paso en algo es algo que se puede hacer con bastante rapidez. Entonces, lo primero que debe hacer es asegurarse de tener todo desglosado al siguiente nivel de acción. Y luego, si tienes una ventana de tiempo, mira todas esas acciones y elige una que pueda encajar dentro de ese tipo de marco de tiempo. La verdad es que muchas cosas tardan menos de dos minutos en completarse.

ÉXITO: Cuéntenos sobre su regla de dos minutos.

David Allen: Tengo una regla de dos minutos que dice: si determina que una acción se puede hacer en dos minutos, en realidad debería hacerlo en ese momento porque tomará más tiempo organizarla y revisarla de lo que sería en realidad termínalo la primera vez que lo notes. Si no evita la pregunta sobre cuál es el siguiente paso, se pueden hacer muchos elementos de dos minutos en ese momento. Ahora, hay muchas veces que tiene el siguiente paso que llevará más tiempo, como redactar una nueva hoja de cálculo. No querrías hacer eso en dos minutos. Es una buena idea mantener muchas cosas pequeñas que hacer cuando tenga esas pequeñas ventanas de tiempo extrañas, como limpiar correos electrónicos viejos o purgar algunos de sus archivos. Hay muchas cosas a mi alrededor que hacer cuando tengo un poco de tiempo extraño y cuando no tengo mucha energía. Digamos que terminé una gran llamada telefónica y no tengo otra durante siete minutos, es probable que solo esté limpiando el correo no deseado de mis correos electrónicos o si sabe purgar un archivo, o tal vez ir a buscar una taza de café.

ÉXITO: Esta regla de dos minutos de la que hablas es una de las cosas que aprendí de ti y uso todos los días. Sabes, un correo electrónico llega a tu bandeja de entrada y tomas una decisión, ¿es algo que puedo hacer en dos minutos? Y si es así, simplemente límpielo, hágalo, hágalo, siga adelante. Si no es así, archívela por períodos de tiempo en los que se centrará en ese tipo de actividades. ¿Es eso correcto?

David Allen: si. Sabes, mucha gente ha descubierto que es una parte absolutamente poderosa de mi libro, Getting Things Done, y creo que no es solo la eficiencia de deshacerse de las cosas de dos minutos, sino que tampoco es tener que estacionarlo, míralo de nuevo y vuelve a pensarlo. Sacarlo. Sé como el teflón. Deja que salga de allí. Creo que entrena a las personas para que tomen decisiones ejecutivas sobre exactamente lo que necesitan hacer sobre las cosas cuando se trata de eso. ¿Es algo que puedo hacer en dos minutos? Esa pregunta te está engañando para que tomes una decisión ejecutiva sobre qué es lo próximo que debe suceder y esa es realmente la capacitación que la gente necesita.