7 maneras fáciles de maximizar su espacio de trabajo y productividad

"Estar ocupado significa hacer cosas, pero ser productivo significa hacer cosas". Puede que nunca se hayan pronunciado palabras más sabias, a pesar de los orígenes anónimos de esa cita inspiradora. Como líder, lo creo más que nunca, aunque no lo entendí completamente al principio de mi carrera. De hecho, pasé años probando diferentes estrategias destinadas a maximizar mi productividad. Y sigo aprendiendo más; Ha sido un experimento de toda la vida.

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He buscado respuestas altas y bajas, pero una solución clave estaba literalmente frente a mí: mi escritorio era un desastre. Eso es importante porque no solo pierdes tiempo clasificando el desorden, sino que un espacio desorganizado crea energía negativa. Claro, hice las cosas y continué aprendiendo y creciendo en mi carrera, pero no fue hasta que cumplí los 40 años que finalmente descubrí qué funciona con respecto a maximizar mi espacio de trabajo.

Ahora que he implementado completamente la fórmula, estoy mucho más feliz e infinitamente más productivo. Mi escritorio ahora es mi oasis. Adoptar estos siete hábitos hizo toda la diferencia:

1. Limpia tu espacio.

Simplificar a menudo significa limpiar. Algunas personas son naturalmente más ordenadas, pero la investigación deja en claro que un espacio de trabajo ordenado y simplificado promueve la productividad para todos. También afecta su relación con sus compañeros de trabajo, ya que muchas personas asumen que los compañeros de trabajo con áreas de trabajo desordenadas o sucias son vagos o desorganizados.

Piensa en las primeras impresiones que has tenido. Cuando entras en un restaurante, hotel, baño o tienda limpios, te das cuenta. Y, conscientemente o no, cree que el establecimiento se preocupa por los detalles y se enorgullece del trabajo. Siempre he pensado que tomar unos minutos para asegurarse de que su espacio de trabajo esté ordenado y ordenado le permitirá concentrarse en las cosas más grandes y lo hará ver más competente en el proceso.

2. Crea la energía correcta.

Su espacio de trabajo refleja quién es usted, así que hágalo acogedor, tranquilo y centrado. La fórmula es fluida, pero la incorporación de algunos toques personales (una imagen o dos, una pequeña planta en maceta, un cubo de Rubik) con mucho espacio de escritorio abierto hará maravillas para su enfoque mental. Una iluminación de calidad que no sea demasiado deslumbrante ni demasiado tenue también es vital para una productividad óptima.

Prefiero el minimalismo cuando organizo mi espacio de trabajo, libre de distracciones. Y creo que la energía positiva te hace más productivo. Es difícil de describir, pero lo sabes cuando lo sientes; Definitivamente no es lo mismo para todos. Pero es importante que te rodees de las piezas, muebles y personas que crean energía positiva para ti . Para mí, eso significa colores neutros, excelente iluminación, plantas, acceso a la luz natural y (por supuesto) excelentes compañeros de trabajo.

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3. Desactiva tus notificaciones.

Estás viendo a alguien hacer una presentación, y las alertas siguen apareciendo en su pantalla. Actúan como si no fuera una distracción, pero tienen que pausar y cerrar la notificación antes de continuar. Todos lo hemos visto; pasa todo el tiempo. Lo más probable es que también esté sucediendo en su escritorio.

Una de las mejores cosas que hice para mi productividad fue cerrar mis notificaciones. Absolutamente nada aparece en la pantalla de mi computadora, y nadie suena en mi teléfono excepto mi familia. La idea de que estar constantemente disponible te hace un mejor trabajador es un mito. Apague sus alertas, establezca bloques de tiempo para revisar mensajes y observe cómo aumenta su productividad.

4. Cortar en papel.

El desorden en su escritorio y en su espacio de trabajo lo ralentiza, lo distrae y aumenta su estrés. Probablemente no necesite la mayoría de las cosas en su escritorio, y cualquier documento que pueda necesitar más tarde puede archivarse. Sin embargo, en general, la búsqueda en documentos almacenados electrónicamente es mucho más eficiente que la búsqueda en montones de documentos.

5. Haz una pila.

Lo admito, soy un apilador. Tan claro como mantengo mi área de trabajo, siempre tengo una sola pila de papeles en una esquina de mi escritorio, listos para mi atención. Hago mi pila durante todo el día y la limpio antes del final del día o a primera hora de la mañana. También cubro mi pila para que no me distraiga lo que está encima. De esta manera, sé lo que necesita mi atención inmediata y puedo concentrarme en tareas más oportunas.

6. Mantenga un cuaderno.

Puede parecer arcaico, pero la investigación ha demostrado que escribir notas a mano crea una mejor retención. Anotar una lista o agenda cada día le permite ordenar y priorizar las actividades en su cabeza, para que pueda comenzar su día con más claridad y concentración. Siempre mantengo un cuaderno abierto en mi escritorio, junto a mi pila de papel, y lo llevo a todas mis reuniones.

La idea fue validada cuando leí que Sir Richard Branson tiene años de cuadernos llenos de innumerables ideas y pensamientos. He probado muchos cuadernos a lo largo de los años. Para mí, son páginas blancas en blanco sin líneas. Este diseño simple y limpio me permite esbozar una idea, escribir algunas palabras, hacer una lista, etc. Fluye libremente, lo cual funciona para mí.

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7. Planifica el tiempo de las personas.

Cada trabajo requiere tiempo cara a cara con colegas y proveedores. Ya sea para controlar a los empleados que supervisa, responder correos electrónicos de clientes o escuchar llamadas sobre su producto, las personas se toman su tiempo. Solía pasar por alto esto, cuando programaba tareas para ocupar cada minuto de mi jornada laboral.

Ahora, trato de ahorrar aproximadamente el 30 por ciento de mi tiempo en la oficina para tareas relacionadas con las personas. Saber que tengo ese tiempo reservado me permite estar presente con ellos. Se supone que no debo hacer nada más con esos minutos, y saber eso marca una gran diferencia.

En la escuela, se enseñaba como MBWA: gestión caminando. Cuando era niña y trabajaba en la peluquería de mi madre, la veía cuidar a sus clientes personales, pero también la observaba como mentora de cosmetólogos y hablar con sus clientes. Como mesero en la universidad, observaba todas las partes móviles. Aquí en VARIDESK, me permite volar a 30, 000 pies y al mismo tiempo experimentar lo que sucede con mi equipo en el campo de batalla de los negocios.