7 formas de liberar un extra de 25 horas a la semana

Aquí hay algo que les pido a todos mis clientes CEO que hagan:

1. Elige tu día más ocupado de la semana. ( Para la mayoría, es lunes ) .
2. Escriba todo lo que hace ese día, por minutos, en una sola hoja de papel. ( Si pasaste tres minutos comiendo un panecillo y 17 minutos mirando una paloma afuera, escríbela ) .
3. Envíeme una copia de ese desglose minuto a minuto y hablemos por fax.

He trabajado con cientos de CEO de todo el mundo, y ¿sabes qué tienen en común cuando completan este ejercicio? En sus días más ocupados en la oficina, ¡pasan hasta el 50 por ciento de su día en el correo electrónico!

Me sorprendió la primera vez que noté este patrón. Estamos hablando de líderes altamente capacitados y bien entrenados que pasan la mayor parte de su tiempo enviando correos electrónicos ( una habilidad de bajo nivel ) en los días en que más se necesitan sus habilidades únicas.

Habla de ineficiente.

Si bien es una tendencia sorprendente, realmente no creía que fuera una epidemia hasta que leí una encuesta reciente publicada por Reuters que decía que el trabajador promedio gasta hasta 6, 3 horas por día por correo electrónico .

Este es un problema serio.

Demasiadas personas trabajan más y más horas, atribuyéndolas a " Lo que se necesita para tener éxito", sin darse cuenta de que están gastando hasta 6.3 horas POR DÍA en una tarea que no debería llevar más de una hora.

Eso es al menos 25 horas a la semana que podrías tener en tu vida ( para pasar con la familia, dedicarte a un pasatiempo, lo que sea ) si solo pudieras controlar tus hábitos de correo electrónico.

La buena noticia es que puedes.

Aquí hay siete trucos sencillos para ahorrar tiempo que puede usar en este momento para reducir su tiempo de correo electrónico a la mitad mañana a esta hora:

Hack de ahorro de tiempo # 1: No más cadenas largas de correo electrónico.

Cuando su cadena de correo electrónico llega a más de cinco respuestas, es hora de levantar el teléfono.

Claro, puede ser más fácil escribir una respuesta rápida, pero lo que se olvida es el tiempo perdido esperando que la otra parte responda. Esperar una respuesta desencadena un proceso en nuestro cerebro llamado bucle abierto . Queremos saber la respuesta a nuestra consulta para poder cerrar el ciclo .

Pero como la respuesta lleva tanto tiempo, terminamos buscando en otro lado. Facebook. Gorjeo. Youtube. Donde quiera. Nuestros cerebros anhelan la conclusión; Internet pretende proporcionarlo.

Veinte minutos después y todavía estamos esperando, no se ha logrado nada.

En cambio, levante el teléfono, tenga una conversación rápida, cierre el ciclo y siga adelante.

Hack de ahorro de tiempo # 2: correo electrónico durante las horas lentas.

Aquí está el truco: no envíe un correo electrónico cuando sepa que las personas le enviarán un correo electrónico de regreso. En su lugar, envíe su correo electrónico durante un tiempo en el que sepa que no tendrá la tentación de esperar una respuesta.

Si necesita una respuesta inmediata, consulte el truco anterior para ahorrar tiempo.

Hack de ahorro de tiempo # 3: realmente envía un correo electrónico cuando estás "enviando un correo electrónico".

No es que el correo electrónico sea ineficiente; es nuestro uso ineficiente y derrochador. Cuando esté en su correo electrónico, envíe un correo electrónico.

No mire videos de YouTube en un navegador separado mientras escribe una respuesta por correo electrónico. No chatee en Skype mientras envía un archivo. Email.

Entre, haga lo que necesita hacer, salga y siga adelante.

Hack que ahorra tiempo # 4: usa respuestas enlatadas.

Si envía el mismo correo electrónico más de una vez dentro de una sola semana, entonces debería usar respuestas enlatadas previamente escritas.

¿No está seguro de que las respuestas enlatadas funcionarán en su situación? Pruébalo por 30 días. Te sorprenderán los resultados.

Hack que ahorra tiempo # 5: la regla de los 2 minutos.

Tómese el tiempo para tres días escribiendo correos electrónicos. Te sorprenderán dos cosas:

1. Dos minutos es en realidad mucho tiempo.
2. Escribe demasiados correos electrónicos durante más de dos minutos.

¿Qué haces si tu correo electrónico tarda más de dos minutos? Lo adivinaste. Levanta ese teléfono.

Hack de ahorro de tiempo # 6: use correos electrónicos de respuesta automática para decirle a la gente que está ocupado.

Para la mayoría, la mayor distracción con el correo electrónico no es lo que está enviando, sino quién sigue llenando su bandeja de entrada con solicitudes.

La forma más rápida de reducir estos tiempos es configurar un correo electrónico de respuesta automática que diga algo como esto:

Descubrirá que la mayoría de las personas que reciben un correo electrónico como este rápidamente aprenderán a respetar su tiempo, y ofrecerles alternativas de contacto significa que todavía obtienen lo que quieren y que, por ello, tienen más tiempo libre.

Hack de ahorro de tiempo # 7: Obtenga un asistente virtual.

Demasiadas personas sufren de "ansiedad en la bandeja de entrada", lo que les obliga a verificar, volver a verificar y luego verificar nuevamente en qué estado se encuentra su bandeja de entrada.

La solución es contratar a alguien más para que se preocupe por ello, de modo que pueda compartimentar y reducir el tiempo que pasa comprobando innecesariamente.

El análisis por correo electrónico es una de las ofertas de trabajo más populares en sitios como Upwork, y hay buenas razones para ello. Contratar a alguien por solo unos pocos dólares por hora para clasificar, organizar e incluso programar correos electrónicos para usted le brinda la tranquilidad que necesita para ser productivo.

Consejo profesional: capacite a su asistente para que reconozca y responda a correos electrónicos de bajo nivel y sin prioridad, liberando aún más tiempo.

Estas estrategias son simples, pero funcionan. Al principio, es posible que tenga dificultades para mantenerse constante, pero no se rinda.

Desarrolla los hábitos. Ahorra tiempo Date 25 horas extra a la semana.