Cómo comunicarse con el personal al mover una oficina

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En mi trabajo diario, trabajo en comunicaciones, principalmente para organizaciones sin fines de lucro. Parte del trabajo que hago implica garantizar que tengamos una estrategia implementada para las comunicaciones internas y externas. Esto también incluye desarrollar un plan para una mudanza de oficina, que mi organización actual planea hacer en los próximos seis meses.

Si bien puede pensar que hay tantos pasos para planear en un movimiento de oficina que no tiene tiempo ni siquiera para considerar las comunicaciones, realmente necesita tomar uno o dos días para crear una empresa. estrategia que mantendrá a los empleados y clientes al tanto de los próximos cambios.

Comencemos con los empleados, ya que están directamente afectados por la mudanza.

Las comunicaciones internas deberían incluir estos mensajes clave:

• Una línea de tiempo clara: asegúrese de enumerar todos los pasos clave de la mudanza para que todos sepan qué esperar y cuándo.
• Instrucciones de embalaje: proporcione al personal instrucciones sobre cómo empacar sus oficinas o cubículos para el traslado. Esto debe incluir dónde obtener los materiales de embalaje, qué son los responsables del embalaje y las fechas límite.
• Notificación anticipada de cierres de oficinas : durante el traslado, es posible que deba cerrar la oficina para permitir el embalaje final y el traslado de los equipos de oficina y los muebles. Asegúrese de que su personal esté al tanto de estas fechas, y de si el negocio continuará durante la mudanza y cómo afectará a su horario de trabajo y a su carga de trabajo.
• Nuevo plan de oficina: El personal querrá saber desde el principio cómo se verá el nuevo espacio y cómo se establecerán las oficinas. ¿Todavía tendrán su propio espacio o estarán ahora en un cubículo o en un plano de planta abierto? Asegúrese de crear una forma de informar al personal sobre cómo podría cambiar su espacio de trabajo.

• Las nuevas opciones de ubicación, estacionamiento y viaje: Proporcionan al personal toda la información que necesitan sobre la nueva ubicación para que puedan preparar el transporte al nuevo espacio.

Una vez que haya determinado todos los mensajes clave, debe determinar la mejor forma de entregar estos mensajes. El método que use debe decidirse por el tipo de mensaje.

Por ejemplo, la línea de tiempo podría entregarse fácilmente a través de la intranet de su compañía; mientras que el cierre de oficinas se puede presentar mejor en una reunión de personal para garantizar que se puedan formular y responder preguntas.

Formas de comunicar los objetivos al personal:

• Intranet: para aquellas empresas u organizaciones que tienen una intranet, esta suele ser la mejor plataforma para la mayoría de los mensajes. Permite actualizaciones fáciles de archivos e información que llega a todos los empleados.
• Reuniones en persona: sin importar cuál sea el mensaje, las reuniones de personal son un buen lugar para hacer anuncios y permiten que el personal tenga una discusión completa.También puede usar la hora de la reunión para revisar cómo se comunicará la información para que el personal sepa que se mantendrá informada.
• Correo electrónico: mientras que el correo electrónico es fácil, no es la mejor manera de transmitir información. No desea enviar tantos correos electrónicos que las personas no puedan encontrar la información cuando la necesiten. Si usa el correo electrónico, asegúrese de usarlo solo para que las personas sepan dónde pueden obtener la información.
• Carpetas comunes : si no tiene una intranet, entonces crear una carpeta común en una unidad de red a la que todos puedan acceder es la siguiente forma de almacenar la información a la que desea que accedan las personas.
• Tablón de anuncios: un espacio físico donde se publica información, es una gran cosa que hacer. Las personas no solo pueden controlarlo a menudo, sino que también proporciona un lugar donde las personas pueden reunirse y discutir sus inquietudes.