7 maneras de arruinar tu reunión

Las reuniones realmente tienen una mala imagen. No es sorprendente ya que a menudo son demasiado largos, no hay un plan claro, se invita a demasiadas personas y dominan nuestros horarios de trabajo. "Demasiadas reuniones" fue la pérdida de tiempo número 1 en la oficina, citada por el 47% de 3, 164 trabajadores en un reciente estudio de Salary.com. La investigación muestra que la mayoría de los empresarios pasan el equivalente a un día por semana en reuniones y los CEO pasan hasta el 60% de su tiempo en reuniones. En mis viajes, creo que esto está subestimado.

¿No se supone que las reuniones son una conversación significativa entre algunas personas para hacer algo, tomar una decisión o crear una nueva idea? Las conversaciones sobre trabajo en equipo, colaboración y lluvia de ideas traen entusiasmo, pero cuando se habla de la "reunión" donde ocurre este brillo, la historia cambia. Tal vez las reuniones necesiten ayuda de cambio de marca. O tal vez las personas que dirigen y participan en las reuniones tienen la culpa.

Recientemente contribuí a un artículo del Wall Street Journal que identificaba a los asesinos de la reunión, como el detractor, el dominador o el caminante. Definitivamente hay que tener en cuenta a estos personajes, pero podemos ser nuestro peor enemigo.

Si está utilizando alguna de estas técnicas, probablemente esté organizando malas reuniones:

1. No estoy seguro de que la reunión sea necesaria, pero la tienes de todos modos. La reunión preprogramada es el peor culpable. Alguien lo configuró como una reunión mensual el año pasado y está en su calendario. No tiene una decisión o acción obvia que tomar, pero puede verse mal cancelar, por lo que debe continuar.

2. Tenga una reunión cuando una conversación corta entre dos personas sea suficiente. No todas las cuestiones requieren una discusión o decisión grupal. Si Allison y Rob pueden hablar durante 15 minutos y llegar a una decisión, haga que eso suceda y dígales que quiere ser el primero en saberlo.

3. Invite a cualquiera que esté involucrado de forma remota. Muchas reuniones están hundidas por "incluyamos a John, él ha estado involucrado en esto" o "Karen puede agregar algo". A medida que la lista de invitados se hace más larga, la probabilidad de una discusión franca y abierta se hace más pequeña. Pregúnteles a los tomadores de decisiones y solo a aquellos que necesitan estar allí. Dar a los no invitados el regalo del tiempo.

4. No tiene agenda. Esta es una excelente manera de crear un 'gratis para todos' ya que todos recurren a sus propias agendas personales. Piénselo con anticipación, no mientras ingresa o marca el número. Conozca los pasos para llegar a su resultado y dígales a todos cuáles son. Entonces, es mucho más fácil cuando le dices al grupo que "si bien ese es un tema fascinante, tendrá que esperar otro día".

5. No tener a nadie responsable de facilitar la reunión. Puede ser usted o pedirle a alguien que desempeñe este papel. Incluso si conoce los tres temas a tratar, si nadie mantiene al grupo encaminado y maneja el reloj, las posibilidades de que solo cubra uno de los tres disparos. Y este estimado facilitador se asegura de que las acciones acordadas y los propietarios se confirmen al final.

6. Pase sus primeros 15 minutos acomodando a los que lleguen tarde. Este es el verdadero desperdicio de tiempo de esperar y esperar hasta que lleguen más personas o atiendan la llamada. "Esperaremos unos minutos más para que llegue la gente". O cada vez que una nueva persona se une (tarde) para reproducir lo que las personas que llegaron a tiempo ya han escuchado. Independientemente de la razón por la que alguien llega tarde, no permita que su retraso pase de su problema al problema del grupo. Además, esto entrena a todos para llegar tarde porque puede ser.

7. Mire para otro lado en multitarea. Si todos en su reunión tienen sus computadoras portátiles abiertas haciendo otro trabajo mientras escuchan a medias la discusión, tiene un problema. No ven la reunión como crítica, no lo respetan y / o el grupo volverá a visitar los temas varias veces para acomodar a aquellos que reciben cada tercera palabra. Si está en persona o en una teleconferencia, solicite atención para una reunión más efectiva y más rápida si todos permanecen en el juego.

Usted sabe que tendrá suficientes desafíos con las personalidades que asisten, cambios en las prioridades comerciales y conflictos con otros eventos, así que haga su parte. Usted también puede aprender cómo llevar a cabo una gran reunión, pero hágalo rápido.