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Esta semana fui entrevistado por un periodista que buscaba información sobre cómo programar y mantener reuniones más exitosas. Es un tema muy importante, por lo que comparto estos puntos con ustedes … Creo que sería una estadística aterradora saber cuánta fuerza de vida productiva se aplasta en reuniones improductivas, sin timón, serpenteantes, ineficaces, chillantes y adormecedoras del cerebro. Sin embargo, reuniones bien organizadas de mentes preparadas y totalmente comprometidas pueden ser la actividad más productiva de su jornada laboral.

Aquí está cómo tener más reuniones victoriosas:

I. Plan previo al juego

Propósito: No convoque a una reunión hasta que haya identificado y escrito un propósito claro, objetivos definidos y los resultados específicos que busca con esta reunión. Esto revelará la falta de necesidad de la mayoría de las reuniones.

Reglas de compromiso: No hay cabezas de crack (bayas) … Enfoque completo y compromiso. BlackBerries apagado, teléfonos apagados y computadoras portátiles cerradas, sin excepciones. Si se reuniera con el presidente (OK, por ejemplo, Oprah), apagaría su teléfono, ¿verdad? Dale a todos el mismo respeto. Programe descansos para que las personas puedan jugar con sus juguetes, pero audazmente apliquen una política de compromiso total.

La lista de invitados: solo invite a aquellos integrales a la discusión. Todos los demás pueden obtener la actualización resumida de 10 minutos. No arrastre a transeúntes inocentes a través de estos festivales. Solo los contribuyentes clave al diálogo deben sufrir la tarifa completa de la diversión.

Programe las apariciones de invitados: si no será necesario hasta 30 minutos después de la reunión, pídales que entren solo y se vayan inmediatamente cuando termine su contribución.

Agenda: haga circular un borrador de agenda y obtenga comentarios, sugerencias y aportes de los participantes con anticipación. Esto refinará la agenda y adquirirá la aceptación.

Solicite preparación: Distribuya materiales de referencia que deben revisarse o estudiarse antes de la reunión. La reunión ahora puede centrarse en la discusión y las decisiones, no en la revisión de la información de fondo.

II Game On!

Charla de ánimo: Comience recordando al grupo el propósito principal y los objetivos finales.

Árbitro: asigne a alguien para que sea el policía de tiempo y el árbitro. Pídales que den una advertencia de 2 minutos cuando se acerquen a la conclusión de una sección de la agenda y anuncien la parada difícil (así como las "pausas comerciales" programadas). Si alguien comienza a "marginar" o llevar la conversación por una madriguera de conejo, haga que tiren la tarjeta amarilla, sugiera que la conversación se "desconecte" (fuera de la reunión) u obtenga la información escrita y distribuida al grupo.

¡Lucha! ¡Lucha! ¡Lucha! (Pero de manera justa): Fomentar el debate, la disputa y el desacuerdo. Si todos están de acuerdo con todo, no necesita una reunión. Pelea, pero pelea de manera justa. Atacar ideas, no personas; batalla con conceptos, no con el personaje de la persona con la visión opuesta. Sin asperezas innecesarias o conducta antideportiva o serás expulsado del juego.

III. Conclusión posterior al juego

WWW: ¿Cuál es la acción y entregables posteriores a la reunión? Lo llamamos WWW: ¿quién, qué y cuándo? Cada acción debe ser 100% responsable solo por una persona con una fecha específica de entrega. Distribuya los puntos clave y WWW a todos los asistentes. Asigne a alguien para que haga un seguimiento de los WWW de todos.

Consistencia: si comienzas a practicar el juego descuidado, comenzarás a perder en el juego de la productividad. Continúe con este comportamiento imprudente e incluso podría costarle jugadores clave: la muerte por reuniones.