Hacer que sus reuniones sean productivas

Las reuniones pueden generar ideas, proporcionar claridad y facilitar la acción. Pero muchas personas les temen como grandes pérdidas de tiempo o interrupciones en un día ocupado. Para saber cómo realizar reuniones con la máxima eficiencia, recurrimos a FedEx, una empresa global, y a 1-800-GOT-JUNK, una pequeña empresa emergente internacional, dos compañías que han convertido las reuniones en un dominio.

Paul Tronsor, director gerente del Centro de Operaciones Globales de FedEx, dice que los funcionarios de FedEx valoran las reuniones de operaciones diarias en las que evalúan la eficiencia comercial del día anterior y realizan mejoras continuas.

Como una de las compañías más grandes de entrega urgente de paquetes y carga, las reuniones de FedEx implican una recapitulación del desempeño de la noche, y representantes clave de todo el mundo informan sobre sus operaciones con un simulacro de urgencia. La reunión tiene un horario establecido; es rápido y orientado a la acción.

Otras estrategias que incorpora FedEx incluyen seguir una lista de verificación, usar material audiovisual para una comunicación más clara y usar una filosofía de "post-juego" en la que los problemas que no pueden resolverse en la reunión reciben un elemento de acción y una fecha límite.

Lo que comenzó como un pequeño servicio de eliminación de basura se ha convertido en un nombre familiar con presencia en más de 300 ubicaciones en cuatro países. Brian Scudamore, CEO de 1-800-GOT-JUNK, dice que las reuniones efectivas requieren preparación, comunicación clara, roles claros de los participantes, una agenda y seguimiento.

"En cualquier día dado, nuestro personal cierra acuerdos de franquicia, reserva trabajos de clientes y trabaja con los medios", dice Scudamore. “Somos una compañía acelerada y de alta energía. Para mantenernos en la cima tenemos que administrar nuestro tiempo de manera muy eficiente. Eso significa programar reuniones para media hora, 15 minutos o cinco minutos si eso es todo lo que se necesita.

"Considere el tiempo total empleado en reuniones para cualquier persona profesional, desde ventas hasta estrategias y reuniones importantes sobre la marcha", dice Scudamore. “El porcentaje de tiempo que pasamos en las reuniones puede ser asombroso. Ser eficiente con el tiempo es crítico. Llevar a cabo reuniones con un horario de inicio y fin, y apegarse a ellas, es clave ".

No invite a personas a reuniones que no necesitan estar allí. Los participantes deben ser contribuyentes, solucionadores de problemas y tomadores de decisiones. "Una de las cosas que hemos hecho es considerar quién realmente necesita estar en las reuniones", dice. "¿Tiene sentido usar el tiempo de esta persona si no es crítico que estén en la reunión?"

Ambas compañías creen en establecer un objetivo claro para todas las reuniones. Defina el tipo de reunión para todos los participantes con anticipación. ¿Es una sesión de informes? ¿Lluvia de ideas? Resolución de problemas? Dar contexto y una meta, no solo un tiempo de reunión. Asegúrese de que las reuniones programadas regularmente también tengan objetivos claros.

Al adherirse a un plan para reuniones efectivas y productivas, las personas comenzarán a percibir las reuniones como una oportunidad para lograr un progreso significativo en el trabajo.

La preparación y la comunicación clara pueden hacer o deshacer una reunión. Use una agenda, esquema o plan de acción para cada reunión. Una agenda puede mantener a los participantes enfocados y ser utilizados como marco de referencia. "Depende del facilitador de la reunión determinar qué se debe hacer antes de la reunión para que el tiempo dedicado a la reunión se use sabiamente", dice Scudamore. "El facilitador también debe preparar a los participantes y comunicar cuáles son los objetivos y las expectativas".

El líder de la reunión debe asegurarse de que todos sean escuchados, que nadie domine exclusivamente y que no haya discusiones paralelas extensas entre dos personas. Pon a alguien a cargo que sea respetado por todos. A veces es más efectivo alentar informes individuales y no solo discusiones.

Una reunión es de poca utilidad sin resultados. "El seguimiento es crucial, porque aquí es donde llegamos a los resultados de la reunión", dice Scudamore. "Se hace la pregunta, '¿Quién hará qué para cuándo?', Y luego se asigna la responsabilidad de un solo punto a cada persona".